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印刷系統爲企業省錢的三大絕招
发布时间:2014/4/9 1  阅读:2750
印刷系統、電信設備、郵務系統成爲企業的三大財務黑洞,專家爲此獻“絕招”。
打印機旁,紙張四處散落,哪一張是有用的資料,哪一張是應該丟掉的廢紙,企業內部的人都分得清楚嗎?公司的郵件箱放著一大疊公務信件,裏面可能夾了幾封私人信函,如果沒有注明,很可能就是全部用限時專送寄出……“浪費了20%!”專門研究企業成本控制的毅業集團董事總經理傑茲(Stanley Zets說,大部分企業,經過成本控制檢測後,會發現約有20%的花費都是浪費。
省錢絕招一:
和“老夥伴”重新議價多數人都會犯的錯誤有哪些?以傑茲的經驗看來,大部分公司最常浪費錢的地方在印刷系統、電信設備以及郵務系統,分別約浪費掉30%—40%、25%—35%、15%—25%。
以印刷系統來說,公司常常需要影印一些演示文稿資料,或是對外發行的說明書、小冊子等,然而負責每個計劃的同事們,常常各自把資料送去印刷廠影印,再拿收據回來報賬,或是自己用辦公室的複印機影印了事。這時候,只要比對同事們拿回來的收據,就可以發現一個有趣的現象,有些人買貴了。而有一些資料,其實送印刷廠大量印制可能更便宜,而且品質更好。
傑茲說,如果公司有長期、固定合作的印刷廠,只要試著和合作廠商小小抱怨一下,如果不能降價10%—20%就要考慮換合作廠商,通常還真能得到降價的待遇。以出口衛浴用品的台灣魏斯蒙公司爲例,財務部經理張文蠧表示,運費是出口商很大筆的支出費用之一,每年要花掉100萬美元左右。檢查財務報表時,張文蠧注意到運費偏高的事實,于是先和舊有的合作廠商議價,如果無法降價則采取換新廠商的策略。之後,有些舊夥伴願意給折扣而留下來,也有一些被換掉,而重新得到的價格降低了近20%,省下20萬美元的運費。
省錢絕招二:
集中采購,拿到最低價集中采購是消除浪費黑洞最有效的措施。“大家都在買,價格就會很混亂。”以毅業集團接觸的企業爲例,常常一進公司就發現,名義上公司是3個人負責采購,結果實際上有十幾個人在買東西,根本無法獲得最好的價錢。如果采取集中采購措施,不僅可以得到大宗采購的便宜價格,還可以讓同事們感覺到這是一種公司福利。
台灣開立工程公司的經驗值得借鑒。以前,開立公司是由總務處爲大家采買文具,與公司附近的文具行議價,價低者得標。開立公司財務處協理詹德仁說:“本來我已經覺得買得很便宜了,沒想到原來還有拿到更低價的辦法!”
後來,他們跳過經銷商找到中盤商,放棄了價格較高的知名廠牌,重新尋找品質相當、具有降價空間的本地廠商,並且將各種文具的價格直接定下來。開立公司內部的調整則是,采取一周一次的采購方式,累積了整個禮拜的訂單量後,直接向中盤商叫貨。詹德仁表示,672個辦公室,光是文具就省下10%的費用。
省錢絕招三:
下決心由專人減少浪費許多公司在財務吃緊時,會先考慮以裁員應對,傑茲並不贊成這種做法,裁員雖然很容易省下錢來,但是會讓員工對公司的信心動搖,而且每一個員工的培養,其實都是一大筆教育費用,裁員也使這些教育費用全部浪費掉。
當然,控制成本絕對是一件刻不容緩的事情。
傑茲說,問大部分人“公司有沒有浪費錢”時,大部分人都會說“有”。“浪費的情形需要改變嗎?”也有很多人會說“很需要”。但是只要再問“接下來該誰負責”,大家都會說:“Nobody(沒有人)!”傑茲聳聳肩:“大部分的浪費就這樣日複一日,沒人下決心改變。最後,公司還是一直在浪費。”

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